Politique de confidentialité / RGPD

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Service Xavier, exploité par Xavier Delhomme, entrepreneur individuel (EI). Pour toute question relative aux données personnelles : contact@ke-dir.com. Les coordonnées légales complètes figurent dans les Mentions légales.

Dans la présente politique, « KE-DIR », « nous » ou « l'Exploitant » désignent le service exploité par Service Xavier.

2. Principes de protection des données

KE-DIR applique un principe de protection des données dès la conception et par défaut. Nous cherchons notamment à limiter les données collectées à ce qui est nécessaire, à réduire leur durée de conservation, à restreindre leur accessibilité et à éviter la conservation permanente des conversations privées lorsque celle-ci n'est pas nécessaire au service.

KE-DIR ne vend pas les conversations privées de ses utilisateurs et n'a pas vocation à constituer des profils secrets de tiers à partir des captures ou messages transmis.

3. Données pouvant être traitées

• Données de compte : adresse e-mail, identifiant de compte, informations nécessaires à l'authentification et à la sécurité.
• Données d'utilisation : date d'utilisation, type d'analyse, statut de réussite ou d'échec, quotas/crédits, version du modèle et du prompt, consommation technique et informations nécessaires à la prévention des abus.
• Données de paiement et d'abonnement : références de transaction, produit acheté, statut du paiement, abonnement, crédits et informations nécessaires au suivi commercial et comptable. Les données de carte bancaire sont traitées par le prestataire de paiement et ne sont pas destinées à être stockées par KE-DIR.
• Contenu soumis pour analyse : texte, capture d'écran et contexte volontairement fournis par l'utilisateur.
• Données de personnalisation : uniquement lorsque l'utilisateur active les fonctionnalités correspondantes.
• Données de support : informations communiquées volontairement lorsque l'utilisateur contacte KE-DIR.

4. Données contenues dans les captures et conversations

Une capture d'écran ou un message peut contenir des données personnelles concernant l'utilisateur mais également des tiers. L'utilisateur est invité à ne transmettre que ce qui est utile à l'analyse et à masquer les informations d'identification inutiles. KE-DIR déconseille notamment de transmettre des documents d'identité, coordonnées bancaires, mots de passe, données médicales détaillées ou toute information hautement sensible qui n'est pas nécessaire à l'analyse.

5. Finalités et bases juridiques

• Créer et administrer le compte, fournir l'analyse, gérer les crédits, abonnements et achats : exécution du contrat ou mesures précontractuelles demandées par l'utilisateur.
• Traiter les paiements et gérer la relation commerciale : exécution du contrat et, selon les données concernées, respect d'obligations légales comptables ou fiscales.
• Sécuriser KE-DIR, prévenir la fraude, les abus et les attaques : intérêt légitime de l'Exploitant à protéger le service, les utilisateurs et son infrastructure, sous réserve des droits et libertés des personnes.
• Répondre au support et aux réclamations : exécution du contrat, mesures précontractuelles ou intérêt légitime selon la nature de la demande.
• Conserver certaines preuves contractuelles : intérêt légitime et/ou obligation légale, notamment pour établir l'acceptation d'une version des CGU/CGV ou gérer un litige.
• Personnalisation optionnelle et mémoire KE-DIR+ : exécution de la fonctionnalité expressément demandée et activée par l'utilisateur ; lorsque le droit exige un consentement spécifique, celui-ci est recueilli séparément.
• Cookies, mesure d'audience ou publicité nécessitant un consentement : consentement préalable lorsque la réglementation l'impose.

6. Traitement éphémère des conversations

Les captures d'écran et le contenu brut des conversations ne sont pas conservés par défaut comme historique permanent dans la base de données KE-DIR. Ils sont transmis et traités pour fournir l'analyse demandée, puis ne sont pas destinés à être enregistrés dans D1 comme historique de conversation. De même, KE-DIR n'a pas vocation à conserver par défaut le texte intégral de la réponse générée.

Cette règle concerne la conservation propre à KE-DIR. Elle ne signifie pas qu'aucun prestataire technique ne traite temporairement les données transmises.

7. Intelligence artificielle - OpenAI API

KE-DIR prévoit d'utiliser l'API d'OpenAI comme fournisseur d'intelligence artificielle. Le contenu nécessaire à l'analyse peut donc être transmis à OpenAI afin de produire le résultat demandé.

Selon la documentation actuelle d'OpenAI reprise dans le document source, les données envoyées via l'API ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer les modèles par défaut, sauf choix explicite de partage. Certains journaux de surveillance des abus peuvent toutefois contenir des contenus clients et être conservés jusqu'à 30 jours dans la configuration standard, sauf obligation légale de conservation plus longue. KE-DIR s'efforce donc de minimiser le contenu transmis et ne prétend pas que « rien n'est jamais conservé par OpenAI ».

8. Hébergement et Cloudflare

KE-DIR utilise l'infrastructure Cloudflare, notamment Cloudflare Workers, et prévoit l'utilisation de Cloudflare D1 pour les données persistantes nécessaires au fonctionnement du compte et du service. Lorsque la base D1 de production est créée avec la juridiction EU, Cloudflare indique que cette configuration restreint l'exécution et le stockage de la base à l'Union européenne. KE-DIR doit vérifier la configuration effective de la base de production avant d'affirmer publiquement que D1 est limité à l'Union européenne.

La localisation de la base D1 ne signifie pas nécessairement que l'ensemble du trafic, des journaux techniques ou de tous les services Cloudflare sont exclusivement traités dans l'Union européenne.

9. Paiements - Stripe

Les paiements Web de KE-DIR sont prévus via Stripe. Stripe traite les informations nécessaires à l'exécution du paiement et applique sa propre politique de confidentialité à certains traitements réalisés dans le cadre de ses services. KE-DIR reçoit et conserve uniquement les informations nécessaires à la gestion de la transaction, des droits d'accès, de l'abonnement, des crédits, de la comptabilité et des éventuels litiges. KE-DIR n'a pas vocation à stocker les numéros complets de carte bancaire dans sa propre base de données.

10. Destinataires et prestataires

• Service Xavier, dans la mesure nécessaire à l'exploitation, au support, à la sécurité et au respect des obligations légales ;
• Cloudflare, pour l'infrastructure, l'exécution du service et la base de données ;
• OpenAI, pour l'analyse automatisée demandée par l'utilisateur ;
• Stripe, pour les paiements et abonnements Web ;
• les prestataires d'e-mail transactionnel, d'authentification ou d'analyse technique effectivement retenus ;
• les autorités ou organismes habilités lorsque la loi l'exige.

La liste doit rester alignée sur les prestataires réellement utilisés en production.

11. Transferts hors Espace économique européen

Certains prestataires technologiques peuvent traiter des données depuis des pays situés hors de l'Espace économique européen. Lorsqu'un transfert international de données personnelles a lieu, il doit reposer sur un mécanisme autorisé par le RGPD, par exemple une décision d'adéquation applicable ou des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types, selon la situation du prestataire et du traitement.

KE-DIR doit maintenir une documentation à jour des transferts réellement effectués et des garanties applicables.

12. Conservation et suppression des données

KE-DIR applique le principe de limitation de la conservation : une donnée n'est conservée que pendant la durée nécessaire à sa finalité ou pendant la durée imposée par la réglementation applicable.

12.1 Comptes inactifs

Un compte sans activité pendant 24 mois consécutifs peut être considéré comme inactif. Lorsque cela est possible et pertinent, KE-DIR adresse un avertissement à l'adresse e-mail du compte avant suppression. Une reconnexion ou une demande de maintien interrompt le processus.

12.2 Suppression d'un compte

Lorsqu'un utilisateur demande la suppression de son compte, les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées ou anonymisées dans les systèmes actifs. Les données qui doivent être conservées en raison d'une obligation légale, comptable, fiscale, de sécurité ou de preuve sont isolées et ne sont plus utilisées pour le fonctionnement courant. Elles expirent des sauvegardes selon le cycle de rotation applicable.

12.3 Mémoire et personnalisation KE-DIR+

Lorsqu'une fonctionnalité de mémoire est proposée, elle ne doit contenir que les informations utiles à la personnalisation choisie par l'utilisateur. L'utilisateur doit pouvoir consulter et supprimer les éléments mémorisés et désactiver la fonctionnalité. La désactivation entraîne la suppression des éléments qui ne sont plus nécessaires à une autre finalité légitime.

12.4 Sauvegardes

Les sauvegardes sont protégées contre les accès non autorisés et soumises à une rotation. La durée cible maximale de conservation des sauvegardes opérationnelles est de 30 jours. Les captures d'écran et conversations brutes n'étant pas destinées à être persistées, elles ne doivent pas être volontairement intégrées aux sauvegardes applicatives.

12.5 Journaux techniques

Les journaux sont limités aux informations nécessaires au fonctionnement, au diagnostic, à la lutte contre les abus et à la sécurité. Ils ne doivent pas enregistrer volontairement les conversations intégrales, captures d'écran, prompts privés complets, réponses privées complètes, mots de passe ou données bancaires complètes. La durée normale des logs KE-DIR est de 30 jours maximum.

12.6 Prestataires

Les prestataires techniques peuvent appliquer leurs propres durées de conservation. KE-DIR tient sa documentation à jour pour les services effectivement utilisés, notamment Cloudflare, OpenAI, Stripe, ainsi que les éventuels services d'e-mail, d'authentification, d'analytics ou de publicité.

12.7 Données anonymisées

Des données véritablement anonymisées, ne permettant plus raisonnablement d'identifier une personne, peuvent être conservées à des fins statistiques. Une donnée seulement pseudonymisée reste une donnée personnelle.

13. Ce que KE-DIR ne conserve pas par défaut

• les captures d'écran originales ;
• le texte intégral des conversations analysées ;
• les prompts contenant la conversation privée ;
• les sorties brutes du modèle contenant la conversation ;
• les réponses générées complètes ;
• un dossier psychologique ou un profil secret concernant un tiers.

14. Personnalisation et mémoire optionnelles

Si KE-DIR+ propose une mémoire ou un profil de communication, ces fonctions sont désactivées par défaut et doivent être activées volontairement. Les informations conservées doivent être structurées et limitées aux préférences utiles. KE-DIR ne doit pas créer automatiquement un profil permanent d'une autre personne à partir de captures d'écran. L'utilisateur doit pouvoir consulter, corriger ou supprimer les informations mémorisées et désactiver la fonctionnalité.

15. Analytics, publicité et cookies

KE-DIR peut mesurer des événements techniques ou commerciaux tels que l'affichage d'une page, le démarrage ou l'achèvement d'une analyse, la création d'un compte ou l'achat d'une offre. Les outils d'analyse et de publicité doivent être configurés de manière à ne pas recevoir le contenu des conversations, captures d'écran, réponses générées, notes de relation ou mémoire privée.

Si Google Ads, Meta Ads ou d'autres traceurs soumis au consentement sont ajoutés, ils ne doivent pas être chargés avant le choix de l'utilisateur lorsque le consentement préalable est requis.

16. Sécurité

KE-DIR met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment selon les fonctionnalités effectivement déployées : contrôle des accès, authentification, limitation des requêtes, validation des entrées, protection des secrets et clés API, chiffrement des communications, journalisation limitée, sauvegardes des données persistantes nécessaires et séparation entre données privées et outils d'analytics.

17. Droits des personnes

• droit d'accès à ses données ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition dans les cas prévus par la loi ;
• droit à la portabilité lorsque les conditions sont réunies ;
• droit de retirer un consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci ;
• droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Une demande peut être adressée à contact@ke-dir.com. Les coordonnées postales figurent dans les Mentions légales. KE-DIR peut demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur lorsqu’un doute existe.

18. Données concernant un tiers

Une personne qui estime que ses données ont été incluses dans KE-DIR par un utilisateur peut contacter KE-DIR afin d'exercer ses droits lorsque ceux-ci sont applicables. En raison du caractère éphémère prévu des conversations brutes, KE-DIR peut ne plus disposer du contenu concerné au moment de la demande.

19. Suppression du compte et export

KE-DIR doit permettre à l'utilisateur de demander la suppression de son compte et, lorsque le droit à la portabilité ou l'accès s'applique, de récupérer les données pertinentes dans un format approprié. La suppression du compte entraîne la suppression ou l'anonymisation des données qui ne sont plus nécessaires, à l'exception des informations que KE-DIR doit conserver pour respecter une obligation légale ou défendre ses droits.

20. Mineurs

KE-DIR est un service réservé aux personnes âgées de 18 ans ou plus. Le service n'est pas conçu pour créer volontairement des comptes destinés aux mineurs.

21. Violation de données

En cas de violation de données personnelles, KE-DIR applique les obligations prévues par le RGPD, notamment l'évaluation du risque, la documentation de l'incident et, lorsque les conditions légales sont réunies, la notification à l'autorité de contrôle et/ou l'information des personnes concernées.

22. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de refléter une évolution du service, des prestataires, des traitements ou de la réglementation. La date ou le numéro de version doit permettre d'identifier la politique applicable.

23. Contact et réclamation auprès de la CNIL

Pour toute question relative à la protection, la conservation ou la suppression des données : contact@ke-dir.com. Les coordonnées postales complètes figurent dans les Mentions légales.

Toute personne concernée dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), selon les modalités proposées par cette autorité.